ARKIVANSVARET I OFFENTLIGE ORGAN

For at effektiviteten i arkivarbeidet skal ivaretas må det være klare og entydige ansvars- og myndighetsforhold. Det må avklares hvilke stillinger som har det overordnede ansvaret for arkiver og arkivarbeidet og hvordan det faglige ansvaret fordeler seg i virksomheten. Særlig viktig er det å ha avklart ansvar og oppgaver for de ulike stillingskategorier som har dokumentbehandling og arkivering som oppgaver.

OVERORDNET ANSVAR OG LEDELSE

Foretakets administrerende direktør er tillagt et overordnet ansvar for arkivene og for å tilrettelegge forholdene i virksomheten slik at arbeidet kan drives innenfor gjeldende regelverk. Fagdirektør har et delegert ansvar for pasientarkivene. Foretakets øverste organ, styret, har styringsansvar med derav følgende myndighet til å fastsette økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet. Øvrig fullmakt er forklart i delegeringsfullmakten for HMR

FAGLIG ANSVAR 

Ekstern myndighet.
Lov om helseforetak og annen sektor spesifikk lovgivning gir departementet myndighet til å gi forskrifter, mens arkivloven gir Riksarkivaren den overordnede faglige myndighet over alle offentlige arkiver. Datatilsynet er ombud, konsesjonsgiver og kontrollorgan når det gjelder personopplysninger og personregistre som ikke har hjemmel i særlov. 

Intern ansvarsorganisering
I Helse Møre og Romsdal HF er det en arkivleder som har det faglige ansvaret for alle sak-arkiv i foretaket, samt fysiske pasientjournaler. Arkivfaglig leder har ikke personalansvar, og er organisert i e-helse og teknologi fra 01.04.22. Postmottaket har ansvar for daglig drift og utfører oppgaver tilknyttet sakarkivet.

Øvrige avdelinger har den daglige oppfølgingen av sine arkiv, men også ansvar for oppfølging av arkiv avlevert fjernarkiv, frem til dette er endelig avlevert Norsk Helsearkiv.

Arkivmateriale i HMR omfatter både fysisk og elektronisk sakarkiv, pasientarkiv, personalarkiv, arkiv for økonomi og lønn/regnskap og arkiv for eiendom/teknisk avdeling.

Det overordnede faglige ansvaret for bevaringen av eldre og avsluttede arkiver er plassert hos arkivleder. 

Saksbehandler skal i sitt arbeid følge de lover og regler som er satt for arkivarbeidet, og har ansvar for å følge arkivreglementet og andre bestemmelser i arkivplanen som angår saksbehandlingen. Saksbehandler har ansvar for at dokumentasjon som inngår i saksbehandlingen blir arkivert i elements. Ved mottak av sakspapirer i fysisk format, skal dette sendes til postmottak for skanning til sakarkivet. Saksbehandler har også ansvar for at saksdokumentasjon ikke blir skadet, går tapt eller blir utsatt for urettmessig innsyn under saksbehandlingen.

Arkivfaglig leder - stillingens ansvar og oppgaver (EQS ID 26086)

• Systemansvarlig for Helse Møre og Romsdal sitt arkiv- og saksbehandlingssystem
• Delta som fagrevisor ved interne revisjoner
• HMR sin representant i eksterne revisjoner og tilsyn under dette også bidra til å svare ut tilsynsrapporter.
• Utvikle og vedlikeholde HMR sin arkivplan og arkivrutiner.
• Faglig ansvar for retningslinjer for lovlig og forsvarlig håndtering av dokument i de fysiske pasientarkiva i HMR.
• Hovedadministrator i Altinn.
• Utvikle og vedlikeholde brukarstøttesida for Elements.
• Ansvar for oppfølging av superbrukere i Elements.
• Ansvar for oppgaver definert i rolle- og ansvarsmatrise for sakarkivet.
• Medlem av og referent i journalkomiteen
• Faglig ansvar for oppretting og vedlikehold av lokale og regionale prosedyrer slik at post-, saks- og arkivbehandling samt dokumenthåndtering skjer i samsvar med gjeldende lover og forskrifter
• HMR sin representant i utvikling og revisjon av regionale kompetanseplaner og e-lærings kurs for Elements
• HMR sin representant i ulike arkivfaglige fora i foretaket, i regionen og interregionale samarbeidsfora.

Ansvar for arkivering sakarkiv i HMN

Saksbehandler sitt ansvar og oppgaver vedrørende dokumentasjon i Elements

 Saksbehandler er ansvarlig for å lagre arkivverdig dokumentasjon i Elements. Alle saksbehandlere har et medansvar for at HMN oppfyller arkivlovens formål slik at all aktivitet og saksbehandling blir dokumentert på en helhetlig og forsvarlig måte til bruk i nåtid og for ettertiden.

Følgende oppgaver må utføres av saksbehandler i Helse Midt-Norge:

• Fullføre opplæring via tildelt kompetanseplan fordelt fra leder
• Gjøre seg kjent med gjeldende prosedyrer
• Sørge for at egen saksbehandling dokumenteres fortløpende;
  • Også arkivverdige dokumenter som mottas eller opprettes i andre systemer

• Dette gjelder også intern dokumentproduksjon (for eksempel prosjektdokumentasjon og referat)
• Følge opp ubesvart post innen frist
• Skjerme saker og dokumenter som inneholder sensitiv informasjon ved behov
• Ferdigstille journalposter med status Reservert
• Følge skriveregler for titler på saksmappe og journalpost.
• Ferdigstille kompletterte saksmapper som kan avsluttes
• Ansvarlig for å gi beskjed til saksfordeler/postmottak hvis post blir fordelt feil

• Svare ut innsynsbegjæringer på egne saker.
• Gi beskjed til brukerstøtte hvis saksdokumenter ikke er fullstendig eller lesbare.

• Vite hvem som er superbruker Elements i egen avdeling
• Vurdere overføring av aktive saker hvis slutter i organisasjonen

Leders ansvar og oppgaver vedrørende dokumentasjon i Elements

Leder er ansvarlig for å lagre arkivverdig dokumentasjon i Elements. Dokumenter som etter offentleglova §4 er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, er å ansees som arkivverdig. Leder skal være en pådriver for at saksbehandler følger dokumenthåndteringsprosedyrer, samt etterleve disse prosedyrene selv.

 Følgende oppgaver må utføres av leder i Helse Midt-Norge:

• Gjøre seg kjent med Elements ved å gjennomføre obligatoriske kurs.

• Er saksansvarlig for personalmappene for sine ansatte, noe som ikke kan delegeres videre, og skal håndtere dette jmf personalmapperutine
  • Dette gjelder også intern dokumentproduksjon i avdelingen (for eksempel prosjektdokumentasjon og referat)
  • Vite hvem som er avdelingens superbruker Elements, og involvere denne i avdelingens arbeid med systemet.

• Bestille tilganger i IAM til saksbehandlere i egen avdeling
• Sørge for at ansatte på sin avdeling gjennomfører obligatoriske kurs ved å fordele kompetanseplan.
• Gjøre seg og sin avdeling kjent med dokumentbehandlingsprosedyrer
• Legge til rette for at saksbehandlingen i avdelingen dokumenteres fortløpende;
  • Sikre overføring av arkivverdige dokumenter som mottas eller opprettes i andre systemet
  • Dette gjelder også intern dokumentproduksjon i avdelingen (for eksempel prosjektdokumentasjon og referat)

• Fordele avdelingens ufordelte post (kan delegeres til saksfordeler)
• Legge føringer for utgående brev som skal godkjennes
• Godkjenne dokumenter elektronisk i tråd med HMNs retningslinjer for dette.
• Holde oversikt over avdelingens restanser.
• Informere arkivleder om planlagte organisatoriske endringer som kan få betydning for arkivtjenesten.
• Informere arkivleder når det vurderes å utvikle, innføre eller endre bruken av administrative rutiner og systemer, slik at arkivfaglige problemstillinger kan avklares på et tidlig tidspunkt.